Estar preparado es una de las mejores cosas que puede hacer por su negocio. Las estadísticas muestran que una de cada cuatro empresas obligadas a cerrar debido a un desastre nunca vuelve a abrir, pero hay formas de evitarlo. Al desarrollar un plan sobre cómo permanecer abierto durante un desastre, se asegura un mejor proceso de reconstrucción y recuperación. A continuación se detallan los pasos para desarrollar un plan de continuidad del negocio:
1) Conozca sus riesgos
Conocer sus riesgos le ayudará a evaluar el alcance de la vulnerabilidad de su negocio:
- Identifique sus amenazas (peligros naturales, daños a la infraestructura, etc.).
- Clasifique la probabilidad de que se produzcan amenazas: ¿qué posibilidades hay de que sucedan?
- Clasifique la gravedad de las amenazas: ¿cuál sería el impacto potencial?
- Mire la clasificación: las más altas son aquellas para las que debe planificar lo antes posible.
2) Conozca sus operaciones y empleados:
Su capacidad para responder rápidamente a cualquier tipo de interrupción del negocio podría marcar la diferencia entre la continuidad y el cierre. Piense en lo siguiente:
- ¿Qué actividades realizan usted y sus empleados a diario, semanalmente, mensualmente y anualmente? ¿Qué funciones y procesos se requieren para realizarlos?
- ¿Cuál es su principal producto/servicio y cómo lo produce?
- ¿Cuáles son las cosas que probablemente podrían afectar su capacidad para hacer negocios?
- ¿Qué otras funciones y procesos realiza para administrar su negocio?
- ¿Cuáles son las consecuencias si la función no se puede realizar? ¿Puede su negocio sobrevivir sin uno? ¿Más de uno?
- ¿Tiene la información de contacto de sus empleados fuera de su ubicación? ¿Esa información está actualizada?
3) Conozca a sus clientes, contactos, proveedores y vendedores clave:
Sus clientes clave necesitan saber que usted puede ofrecer “negocios como siempre” incluso si otros a su alrededor están experimentando dificultades. Mantener la información de contacto actualizada de sus clientes, contactos, proveedores y vendedores clave es fundamental.
- Conozca la ubicación geográfica de sus proveedores y vendedores. Si todos están en el mismo lugar que usted, tenga alternativas y copias de seguridad (considere tenerlas de todos modos).
- Establecer una lista de notificaciones y procedimientos.
- Identifique cómo comunicarse con los clientes después de un desastre, como llamadas, correos electrónicos, redes sociales, periódicos, etc.
4) Conozca su tecnología de la información:
Dado que la información y la tecnología de la información son vitales para la mayoría de las empresas, son igualmente vitales en su plan.
- Haga una copia de seguridad de los archivos de la computadora y, cuando sea posible, mantenga copias impresas de los archivos críticos fuera del sitio.
- Mantenga una copia actualizada de los códigos y contraseñas de inicio de sesión de la computadora y de Internet.
- Solicite presupuestos por escrito para el alquiler o la compra de equipos a proveedores de TI.
- Si es posible una inundación, eleve los equipos informáticos almacenados en el suelo.
5) Conozca sus finanzas:
Preparar financieramente su negocio ahora es tan crítico como saber qué hacer cuando ocurre un desastre.
- Tener un fondo de reserva de efectivo para emergencias.
- Tener crédito disponible.
- Identificar las obligaciones financieras que se deben pagar.
- Considere la posibilidad de crear una política sobre la nómina durante y después de un desastre.
6) Sepa cuándo actualizar y probar su plan:
Para que su plan tenga éxito, debe mantenerse, actualizarse y probarse continuamente.
- Repita el siguiente proceso con respecto a la actualización cada seis meses:
- Haga que los empleados revisen el plan.
- ¿Hay algo desactualizado?
- ¿La información de contacto está actualizada y verificada?
- ¿Han cambiado sus procedimientos o responsabilidades?
- Pruebe su plan y realice ejercicios con los empleados. Identifique las lagunas en su plan y ajústelas según sea necesario.
Para obtener más información sobre la ayuda en casos de desastre y cómo prepararse, comuníquese con el Colaboración de Desarrollo Económico-Condado de Ventura. Convenientemente ubicados en Camarillo, California, estamos aquí para ayudarlo. Y para descargar el kit de herramientas interactivo de IBHS, haga clic en el enlace fuente a continuación.
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