Para cualquier negocio, el procesamiento de nómina es necesario para garantizar el cumplimiento legal y el pago adecuado de impuestos, salarios y beneficios. Si bien puede procesar su nómina usted mismo, utilizar un software de procesamiento de nómina o contratar un servicio de nómina puede aliviarle la carga que implica. Para comenzar a procesar su nómina, el Servicio de Impuestos Internos de EE. UU. (IRS) requiere que tenga un número de identificación de empleador (EIN), que identifica su negocio a efectos fiscales. Teniendo esto en cuenta, a continuación se ofrecen algunas ideas sobre una lista de verificación de nómina para pequeñas empresas.
¿Por qué necesita una lista de verificación de nómina?
Dependiendo de la cantidad de empleados que tenga, procesar la nómina puede ser una tarea desalentadora. Como tal, existen altas posibilidades de cometer errores como:
- No incluir nuevas contrataciones
- Incluyendo ex empleados
- Calcular incorrectamente beneficios, impuestos, salarios y deducciones
- Omitir detalles importantes
Por lo general, cometer tales errores no sólo generará problemas en las cuentas de su empresa, sino que también constituirá un incumplimiento legal. Una forma de evitar estos problemas es crear una lista de verificación de nómina que lo guiará en cada paso del procesamiento de la nómina.
Componentes esenciales de una lista de verificación de nómina
Los siguientes son los pasos que debes seguir al procesar tu nómina para evitar errores:
- Revisa tu fuerza laboral – Cualquier cambio en su fuerza laboral afectará directamente su nómina. Dicho esto, verifique cambios en las direcciones de los empleados, despidos, nuevas contrataciones, cambios salariales y actualice su nómina en consecuencia.
- Completar y enviar hojas de horas - Mientras que la Departamento de Trabajo de EE. UU. no define el empleo a tiempo completo, un empleado típico a tiempo completo en los EE. UU. trabaja de 35 a 40 horas por semana. Por lo tanto, complete las hojas de horas para los empleados de tiempo completo, tiempo parcial y autónomos según sea necesario.
- Ingrese pagos adicionales – Además de sueldos y salarios, incluir pagos adicionales como bonos, beneficios, retropagos y comisiones para calcular los pagos brutos.
- Revisar impuestos y deducciones - El Gobierno federal exige que todos los residentes de EE. UU. paguen impuestos sobre sus ganancias. Por lo tanto, debe deducir impuestos de los ingresos de sus empleados según su estado de residencia y sus requisitos fiscales. Además, debes deducir las primas del seguro médico, las primas del seguro de compensación laboral y las contribuciones de jubilación, entre otras deducciones. Una vez que deduzca estos costos del pago bruto, le quedará el pago neto que se supone que debe recibir cada empleado.
- Revisar los pagos netos y desembolsarlos – Antes de realizar los pagos reales, debes revisar cada detalle de tu nómina una vez más. Esto se debe a que un pequeño error puede costarle a usted y a su empresa enormes multas y sanciones.
Información necesaria para procesar la nómina
Como se mencionó anteriormente, debe tener un número de identificación de empleador antes de poder procesar su nómina. La información adicional y las cuentas necesarias para el procesamiento de nómina son las siguientes:
- Números de identificación fiscal
- Información fiscal de todos los empleados, incluidos los trabajadores a tiempo parcial y los autónomos.
- Detalles de remuneración de los empleados.
- Calendario de pago de impuestos, salarios y beneficios
- Cuenta de presupuesto de nómina
- Las cuentas de retención federales y estatales necesarias, que incluyen cuentas de seguro de compensación para trabajadores y una cuenta de informes para nuevos empleados.
- Información de depósito directo para empleados cuando corresponda
Con la lista de verificación de nómina adecuada, podrá procesar su nómina correctamente y mantener registros precisos de sus cuentas. ¿Busca consultoría financiera sin costo? Contacta con los profesionales en Colaboración de desarrollo económico. Nuestros asesores comerciales calificados están aquí para ayudar a que su pequeña empresa crezca incluso durante la pandemia.
