Una investigación en el lugar de trabajo realizada correctamente puede ser un proceso bastante largo, pero puede ser absolutamente vital para mantener la integridad de una empresa, o incluso su existencia misma.
Los empleadores están obligados por una variedad de leyes locales, estatales y federales a investigar una variedad de quejas de manera oportuna. Los empleadores están además obligados a tomar cualquier medida correctiva adecuada para garantizar que las acciones y comportamientos ilegales cesen de inmediato. Por lo tanto, es vital que los empleadores realicen una investigación exhaustiva y bien documentada sobre las supuestas acciones.
Por más perturbadoras que puedan ser las investigaciones, deben ser rápidas, exhaustivas y efectivas para garantizar la protección de todos. Hay varios pasos que se deben tomar tan pronto como el empleador reciba una queja verbal o escrita.
Garantizar la confidencialidad
El empleador debe proteger la confidencialidad de las reclamaciones de los empleados lo mejor que pueda, pero nunca debe prometer confidencialidad absoluta a ninguna de las partes involucradas en la investigación. El empleador debe explicar que, para llevar a cabo una investigación rápida y eficaz, se revelará cierta información al acusado y a los posibles testigos, pero sólo cuando sea “necesario saberlo”.
Proporcionar protección provisional
Es posible que un empleador necesite tomar medidas inmediatas para la protección del acusador o de la presunta víctima, como separar a la presunta víctima del acusado para protegerse contra el acoso continuo o las represalias. Pero hay que actuar con cuidado, porque acciones que incluyan transferencias involuntarias o cambios gravosos podrían parecer represalias y dar lugar a una demanda de represalias.
Seleccione el investigador
Los empleadores generalmente utilizan los recursos de profesionales experimentados en recursos humanos, seguridad interna, asesoría legal (interna o externa) o un investigador externo. Independientemente de la categoría elegida, el investigador apropiado debe poder investigar objetivamente y sin sesgos, no tener ningún interés en el resultado y tener habilidades que incluyan conocimiento investigativo previo y conocimiento práctico de las leyes laborales. Él o ella debe tener fuertes habilidades interpersonales, atención al detalle y el temperamento adecuado para realizar entrevistas.
El investigador debe estar en condiciones de mantener la confidencialidad, ser respetado dentro de la organización porque sus conclusiones se utilizarán para tomar una determinación, tener la capacidad de actuar como testigo creíble y, si son internas, tener la probabilidad de continuar. empleo con la empresa.
Crear un plan para la investigación
Un plan completo para la investigación debe incluir un resumen del tema, el desarrollo de una lista de testigos, fuentes de información y evidencia, preguntas de la entrevista dirigidas a obtener información y detalles cruciales y un proceso para conservar la documentación, como notas de la entrevista y formularios electrónicos. correos electrónicos que podrían ser tratados como evidencia.
El tiempo que lleva completar una investigación exhaustiva variará según las circunstancias. Podría llevar varios días y se debería dejar tiempo suficiente para entrevistar al acusador, al acusado y a los testigos; desarrollar detalles adicionales; revisar los hallazgos; realizar entrevistas de seguimiento; discutir la resolución propuesta con la alta dirección; decidir sobre la resolución final; crear acciones disciplinarias, advertencias o memorandos relevantes; celebrar reuniones de clausura separadas con el acusado y el acusador; y redactar un informe/resumen de la investigación.
Desarrollar preguntas de la entrevista
Las preguntas deben desarrollarse mucho antes de comenzar las entrevistas, aunque se agregarán preguntas adicionales a medida que se revelen más evidencia e información. Las buenas preguntas son relevantes y están diseñadas para extraer hechos sin guiar al entrevistado; Deben ser abiertos para obtener la mayor cantidad de información posible.
Entrevistas de conducta
Desde el principio, el investigador debe informar a todas las partes involucradas de la necesidad de realizar una investigación y explicar el proceso de la misma. Si bien es necesario hacer hincapié en la confidencialidad del proceso de investigación, hay que hacerlo con cuidado, ya que esto puede verse como una interferencia con los derechos de los empleados a participar en actividades concertadas en virtud del Ley Nacional de Relaciones Laborales (NLRA).
El investigador debe centrarse en ser imparcial y objetivo para recopilar y considerar hechos relevantes. El investigador nunca debe ofrecer ninguna opinión ni decir nada a los entrevistados que pueda generar dudas sobre su imparcialidad.
Toma una decision
Una vez realizadas las entrevistas, se deben completar otros procedimientos necesarios, como la recopilación de pruebas. El investigador o miembro de la gerencia, junto con el asesor legal, deben tomar la determinación final de cualquier acción laboral que esté justificada con base en el informe de investigación. En la determinación final, el empleador debe considerar a todas las partes involucradas, así como los procesos organizativos, no sólo si el acusado es culpable.
Cierre de la investigación
Es importante hacerle saber al reclamante que la organización tomó la queja en serio y tomó las medidas adecuadas. Una vez que se toma una decisión, el empleador debe notificar el resultado tanto al empleado quejoso como al acusado. La organización debe asegurarse de que el denunciante acepta que ha sido escuchado y comprendido adecuadamente, incluso si no está de acuerdo con los resultados.
Desarrollar resultados de investigación resumidos por escrito
El empleador debería considerar preparar un informe de investigación final en caso de que el asunto se agrave. La organización debe mantener un registro documental claro de la evidencia, como examinar la documentación del comportamiento y los incidentes anteriores de los empleados. El investigador debe tener un registro claro de todo lo hecho y de los hallazgos, así como de otras medidas adoptadas durante la investigación. Los empleadores también deberían documentar las entrevistas con el acusado, el acusador y los testigos.
El informe final debe resumir el incidente o los problemas investigados, incluidas las fechas; las partes involucradas; conclusiones fácticas y de credibilidad clave, incluidas las fuentes a las que se hace referencia; políticas o directrices del empleador que se aplican a la investigación, conclusiones específicas; el nombre de la parte o partes responsables de la decisión final; una lista de cualquier problema que no pudo resolverse y los motivos de ello; y las acciones tomadas por el empleador.
El objetivo del documento es garantizar que si un tribunal, jurado o agencia gubernamental lo revisara, los revisores concluirían que el empleador tomó la situación en serio, respondió de manera inmediata y apropiada y tuvo una base documentada de buena fe para cualquier acción. tomadas durante o como resultado de la investigación.
El EEOC tiene una amplia gama de recursos para ayudar a los empleadores, incluidos ejemplos de preguntas de entrevista de investigación para el acusador, el acusado y cualquier testigo.
Para obtener más orientación sobre cómo realizar una investigación en el lugar de trabajo, comuníquese con el Colaboración de Desarrollo Económico-Condado de Ventura. Convenientemente ubicados en Camarillo, California, ¡estamos aquí para ayudarlo!
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