Existen estrategias prácticas que todo empleador debe conocer y mejores prácticas a utilizar que minimizarán sus posibilidades de ser demandado. Aquí hay algunas cosas que quizás quieras evitar:
HACER A TODOS “EXENTOS”
El simple hecho es que no todos los empleados pueden clasificarse como "exentos".
Las leyes estatales y federales establecen que ciertos puestos pueden estar exentos de los requisitos de horas extras, comidas y descansos, pero simplemente pagar a los empleados un salario fijo no es suficiente. Un empleado exento es normalmente alguien que es un empleado ejecutivo, administrativo o profesional de alto nivel y, a veces, artistas y personal de ventas externo.
Los empleadores a veces designan a los empleados como “asalariados no exentos”, pero ese término es mutuamente excluyente y engañoso, ya que ese estatus no existe. Un empleado no exento gana un salario por hora que debe pagarse por todas las horas trabajadas en su período de pago. A un asalariado se le paga una cantidad fija que no depende de las horas trabajadas.
Clasificar erróneamente a los empleados como “exentos” puede resultar costoso. Cada vez más, los empleados demandan a los empleadores por el trabajo fuera de horario de los empleados que cuestionan el estado de exención de su trabajo. En tales casos, los salarios y sanciones adicionales, incluidos los pagos atrasados por horas extras, las sanciones por no proporcionar períodos para comer y descansar, y las sanciones por no pagar todos los salarios al momento del despido, pueden acumularse.
HACER DE TODOS UN “CONTRATISTA INDEPENDIENTE”
El hecho de que el empleador –o quizás el empleado– quiera ser considerado un contratista independiente no significa que lo sea. El principal factor determinante es el grado de control: ¿quién determina la manera en que se realiza el trabajo, cómo se realiza, quién suministra las herramientas y el equipo y dónde se realiza el trabajo?
También es importante si el trabajo realizado es una parte habitual de la actividad empresarial del empleador. Si una empresa fabrica un producto y contrata a alguien para que le ayude a fabricarlo, es probable que la persona sea un empleado, a diferencia de alguien contratado para una tarea única, como pintar el edificio.
El estatus de contratista independiente puede volver al empleador si el contratista no ha pagado sus impuestos, debe una cantidad significativa de dinero, no tiene activos o no puede ser encontrado. El empleador que no realizó las retenciones de impuestos requeridas ahora puede verse obligado a pagar ese dinero.
NO BRINDAR FORMACIÓN A LOS SUPERVISORES SOBRE ACOSO Y DISCRIMINACIÓN
La mejor defensa contra una denuncia de discriminación o acoso suelen ser los supervisores de primera línea, porque son los ojos y oídos de la organización. Capacitar a los supervisores sobre temas como el acoso sexual, la discriminación, la discapacidad, la seguridad y las leyes de salarios y horas puede proporcionar una capa adicional de protección contra las demandas.
Los empleadores con 50 o más empleados están obligados por ley a brindar dos horas de capacitación sobre acoso sexual a sus supervisores cada dos años. Los empleadores también tienen el deber afirmativo de tomar medidas razonables para prevenir y corregir rápidamente la conducta de acoso, y la capacitación puede ser un componente vital.
DEJAR QUE LOS EMPLEADOS TOMEN SU ALMUERZO A LA HORA DE SU ELECCIÓN
Puede parecer que solo estás tratando de ser amable, pero darles a los empleados demasiada flexibilidad sobre cuándo almorzar y descansar puede ser peligroso para tu patrimonio.
A los empleados se les debe proporcionar un período de comida no remunerado y fuera de servicio de al menos 30 minutos si están empleados para trabajar por un período de más de cinco horas. Es importante destacar que la pausa para comer debe realizarse a más tardar al final de la quinta hora de trabajo. No proporcionar el descanso para comer dentro de ese plazo puede resultar en una hora adicional de salario adeudado según la tarifa de tiempo normal del empleado.
RETENCIÓN DEL ÚLTIMO CHEQUE DE SUELDO DE UN EMPLEADO QUE NO DEVUELVE LA PROPIEDAD DE LA EMPRESA
Si bien puede parecer razonable retener el cheque final de un empleado que no devuelve herramientas, computadoras portátiles, teléfonos celulares y otras propiedades de la empresa, la ley de California establece una multa considerable si no se cumple la fecha límite para entregar el cheque de pago final.
Si un empleado es despedido o renuncia con al menos 72 horas de anticipación (horas reales, no horas hábiles), el cheque final del empleado debe estar listo en su último día de trabajo y debe incluir el pago de todas las horas trabajadas hasta el último día, incluyendo cualquier horas extras y tiempo de vacaciones acumulado pero no utilizado.
IMPLEMENTAR UNA POLÍTICA DE VACACIONES DE “USO O PÉRDIDA”
Las políticas de vacaciones de “usar o perder” no están permitidas en el estado de California. El tiempo de vacaciones acumulado se considera una forma de salario que no se puede quitar. Además, todas las vacaciones acumuladas pero no utilizadas deben pagarse al momento del despido al salario actual del empleado.
Los empleadores pueden imponer un límite razonable a la acumulación de tiempo de vacaciones, después del cual no se puede acumular tiempo adicional, pero no pueden quitarle al empleado lo que ya ha acumulado. Si bien “razonable” está abierto a interpretación, un empleador que ofrece dos semanas de vacaciones al año puede tener una política que limite la acumulación a cuatro semanas. Un empleado que tenga cuatro semanas, o 20 días laborales, acumuladas y no utilizadas, no acumulará tiempo libre adicional hasta que el empleado tome vacaciones y utilice parte de la licencia acumulada.
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Fuente: Cámara de Comercio de California
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